Время экономить время

Каждому из нас хотя бы раз приходилось задумываться о тайм-менеджменте, когда посещала мысль о том, чтобы заночевать на работе или мы осознавали, что значит «горят сроки». Для специалиста по управлению персоналом вопрос организации рабочего времени критичен вдвойне.
Меня как рекрутера до определенного момента беспокоили следующие проблемы, решением которых хочу поделится в вами.

1. Планировать график встреч на ближайший день со 100% точностью практически невозможно. Тот, кто хотя бы раз назначал 9 собеседований на 1 день, поймет, какой катастрофой может обернуться пробка на подъезде к офису.
Совет: По возможности стоит планировать под встречи не 100%, а хотя бы 70% рабочего времени с временными промежутками между встречами. Таким образом, если один кандидат опоздает на 15 минут, вам не придется выкраивать время для беседы, задерживая следующего кандидата.
2. Есть очень много факторов, на которые мы можем влиять лишь отчасти. Выполнение плана на сегодня может зависеть от того, изъявит ли желание кандидат, который был найден путем прямого поиска, прислать резюме в оговоренный срок. Наверняка в практике каждого специалиста по поиску персонала возникала и такая ситуация, когда человек, к которому вы дозванивались неделю, именно на следующий день в 7 утра улетает в трехнедельный отпуск. И вы мчитесь в аэропорт к 5 утра, чтобы успеть встретиться с ним до отлета.
Совет: Однажды найдите в себе силы для того, чтобы принять волевое решение — выделить для собеседований вне рабочего времени максимум два вечера в неделю и две субботы в месяц. Чем раньше это случится — тем лучше для баланса вашего рабочего/личного времени. Просто приучите себя к тому, что во внерабочее время вы встречаетесь лишь с наиболее интересными кандидатами.
3. Ограничить время работы рамками 9.00–18.00 практически невозможно. По всем законам жанра самый ценный кандидат ответит в LinkedIn ближе к 23.00 и намекнет, что может говорить именно сейчас. Иной наиболее подходящий кандидат сможет вырваться на собеседование до работы или после. Что уж говорить о международных проектах, при которых часовые пояса могут отличаться на 8–12 часов.
Совет: В предыдущем номере Билл Радин признался, что пилюли от безразмерного рабочего графика он пока не нашел… Просто смиритесь. Старайтесь как можно больше задач успеть выполнить в течение дня, а на вечер оставлять рутинную работу, не требующую больших усилий (просмотр почты, поддержка активности в социальных сетях).
4. «Отрезать» себя усилием воли от самых безжалостных пожирателей времени, таких, как социальные сети, мессенджеры, почта, мы не можем, т. к. для нас они — инструменты работы!
Совет: Можно научиться игнорировать десятый вопрос подруги детства «Почему не отвечаешь? Ты же уже три часа онлайн» на «Одноклассниках» , не не пытаться объяснять ей, что ты стараешься идентифицировать именно того Иванова Ивана Ивановича из Киева, директора по авиаперевозкам компании «Икс»… Всё равно не поверит.
5. Но все же главный «отвлекающий» фактор — это люди. Самый разговорчивый кандидат обязательно позвонит именно в тот момент, когда ты сосредоточено пишешь отчет клиенту. Внутренним рекрутерам/HR-менеджерам крайне сложно сконцентрироваться на выполнении конкретного задания, потому что всегда найдется сотрудник, который зайдет уточнить, как составлять заявление (когда его переведут в новый филиал, за что его увольняют, на когда он сможет планировать отпуск и т. д.).
Но куда же в нашем деле без людей?!

Решения этих проблем пришли с годами практики и благодаря нескольким книгам. Прежде всего, это книга Дэвида Аллена «Getting Things Done» («Как привести дела в порядок»). Первые 100 страниц научили меня элементарным правилам, понимание которых как-то моментально расставило все на свои места:
— уметь определять приоритеты. У рекрутера всегда будет гораздо больше дел, чем он сможет успеть сделать. Поэтому важно выделять самое главное и концентрироваться на этом;

— поддерживать идеальный порядок на рабочем столе. Мало что может отвлекать больше, чем россыпи резюме, которые то и дело напоминают кому-то перезвонить, кому-то отказать, кого-то пригласить на встречу в тот момент, когда лучше бы сконцентрироваться на чем-то одном;
— просматривать списки задач. Не знаю у кого как, но у меня всегда отлично обстояло дело с написанием планов. Правда, иногда в конце дня я понимала, что за день так ни разу и не открыла записную книжку.
Справедливости ради отмечу, что 101-ой страницы я так и не прочла… Для того чтобы существенно повысить эффективность, мне хватило и ста страниц.
Символично, но именно 100 минут длится аудиокнига Билла Радина «Time Management Secrets of Top-Producing Recruiters» («Секреты тайм-менеджмента мегапродуктивных рекрутеров»).

Я не устаю рекомендовать читать, смотреть и слушать Билла Радина, и каждому молодому специалисту рекомендую именно эту аудиокнигу. Во-первых, она говорит о самых критичных вопросах тайм-менеджмента очень избирательно и лаконично. Во-вторых, автор затрагивает вопросы тайм-менеджмента исключительно в разрезе профессии рекрутера и приводит элементарные решения глобальных вопросов, к которым многие идут годами, набивая шишки и изобретая колесо.

Подготовлено для издания “Кадровик України”, публикуется с разрешения редакции.