Если можно что-то автоматизировать, значит это нужно автоматизировать

Nata — Sun, 16 May 2010 21:41:11 +0000

Как часто мы с вами сталкиваемся с проблемами экономии времени, с простой человеческой забывчивостью и необходимостью систематизировать большие объемы информации. Однако мы недаром живем в эпоху великих информационных открытий, когда можем напрямую привлечь на помощь HR менеджеру самые новейшие технические разработки. Итак, если можно что-то автоматизировать, значит это нужно автоматизировать! Давайте остановимся на технических аспектах планирования, контроля и хранения информации в HR департаменте.
Вспомните ситуацию, когда вы забывали о важном совещании, встрече с кандидатом, назначенной аттестации, да и просто пропускали день рождения коллеги. Именно здесь нам на помощь могут прийти планировщики времени. Сейчас на рынке их предлагается великое множество, они могут быть как самостоятельным продуктом, так и являться дополнительной функцией другой программы. Сразу оговорюсь, что нам с вами в любом случае необходимы хотя бы начальные знания по управлению программным обеспечением (ПО). Я предлагаю остановиться, на мой взгляд, на наиболее интересных: Work section.com; Advirtus.ru; Rememberthemilk.com; Basecamphq.com. Вам достаточно иметь только браузер и доступ в Интернет. Многие из перечисленных программ имеют бесплатную (ограниченную в функциях) версию, за дополнительные возможности нужно будет заплатить. Все программы просты в использовании, информация находится в одном месте – вы можете легко вести и находить переписку, осуществлять гибкий контроль над любыми задачами, комментариями, событиями. Все планировщики могут распределять ваши задачи по приоритетности и напоминать о важных событиях – либо звуковым сигналом, либо письмом. Work section, например, имеет интересную функцию по подсчету затраченного времени для последующей простой оценки и контроля вашей задачи. Advirtus имеет игровой интерфейс, т.е. все выполненные/ невыполненные задачи у вас рисуются смешными смайликами. Rememberthemilk может подключаться к мобильному телефону, и вы можете управлять своими задачами на расстоянии. Свое время можно конечно планировать и в почтовой программе Microsoft Outlook, но мне представляется, что ей больше к «лицу» функция почтового клиента.
Итак, мы плавно перешли к почтовым программам, без которых вообще нельзя представить нормальную работу любого HR подразделения. Самыми популярными программами на сегодняшний день являются Microsoft Outlook – входит в стандартный пакет Microsoft Office, The Bat- платная программа, Mozilla Thunderbird и Foxmail – бесплатные почтовые программы. Имея некоторый опыт в использовании каждой из программ, могу сказать, что каждая из них удобна для определенного круга задач. У всех перечисленных почтовиков есть возможность настроить свои входящие и исходящие письма по важности, по дате, по фамилии, по другим заданным параметрам. Все они имеют функции управления календарем, контактами, коммуникациями. Можно настроить функции блокировки спама, шифрования писем, проверки орфографии и многое другое. Если вам нужен мощный почтовый клиент – выбирайте Microsoft Outlook, если вы часто бываете в командировках – вам подойдет The Bat, который можно разместить на любом портативном носителе.
Хотела поделиться с вами еще одной новинкой, которая намного упростит жизнь любому HR специалисту по поиску персонала. Посчитайте, сколько времени вы тратите на то, что бы внести вакансию на джоб-сайт, а если вакансия к тому же не одна? Но и здесь нам на помощь может прийти умная программа, которая сама разложит по полочкам все ваши вакансии. Human Emulator (платная программа) действует следующим образом – в уже имеющуюся программную оболочку вы вносите список сайтов, на которых должна появится ваша вакансия, вносите проверочные буквы и цифры, и экономия времени на лицо – на одну вакансию уходит не более 3х секунд. Казалось бы все просто, но есть одно большое но. Вам нужно держать в штате опытного специалиста, который будет время от времени настраивать (переписывать элементарный код) программную оболочку под рабочие сайты с учетом вашей вакансии. Связано это с тем, что нельзя предугадать все изменения, которые происходят с рабочим сайтом время от времени. Но если вы решите эту проблему, то эта программа однозначно облегчит вам весь процесс внесения вакансий.
Наверное, каждый HR менеджер, занимающийся поиском и подбором персонала, согласится со мной, что хранить резюме кандидатов на вакансию в бумажном виде – это просто зря потраченное время и усилия. Нам просто жизненно необходимо управлять этой информацией, систематизировать и главное не забывать – кого, когда и с каким результатом мы приглашали на встречу. Давайте немного разберемся, какие рекрутинговые программы могут помочь автоматизировать этот процесс. В свое время я столкнулась с поисками таких программ и при выборе пользовалась мнением своих коллег. Наиболее распространенными на сегодняшний день можно назвать: HR System, Volga CV, HR System, а также Microsoft CRM, который используется в моей компании. Сразу оговорюсь, что это ПО платное, но производители дают возможность попробовать демо-версию бесплатно. Все эти программы позволяют вносить информацию по кандидату в базу данных, управлять записями по каждому кандидату в привязке к резюме, делать выборку по заданным параметрам, вносить любые изменения и дополнения. E-Staff и Microsoft CRM помогут вести историю по кандидату далeе, если впоследствии он становится сотрудником компании, включая все дополнительные функции – личные данные, сведения про оценку и аттестацию, увольнения и пр. Программы Volga CV и Microsoft CRM могут делать быстрый поиск кандидата по любым параметрам, экспортировать отчеты в Microsoft Word, что очень полезно, когда объем выбираемой информации достаточно велик. Если вам нужна простая рекрутинговая программа, которая включает только хранение и управление сведениями о кандидатах, обратите внимание на HR System; если вам нужна более мощная программа, которая рассчитана не только на рекрутинг, но и на кадровое делопроизводство, то вам скорее подойдет E-Staff Рекрутер.
Рынок программного обеспечения постоянно развивается и предлагает HR менеджеру новые материалы, доработки, внедрение новых методов и инструментов. Как видим, рецепта абсолютной эффективности нет, но нам с вами точно по силам ориентироваться в этом море новинок и пользоваться наилучшими из них.

Наталия Клименко, Менеджер по персоналу компании Интетикс.
Подготовлено для журнала «Кадровик Украины», использование статьи или её фрагментов – с письменного разрешения издания.

Персональный блог Натальи Воскобойниковой » продуктивность

Если можно что-то автоматизировать, значит это нужно автоматизировать